בשעה שמשק בית פרטי זקוק לתכנית התנהלות נבונה שתאפשר לו קיום ברווחה לאורך זמן, הרי שארגונים גדולים העומדים בפני תחרות בלתי פוסקת, זקוקים לאסטרטגיה של ממש. ייעוץ תפעולי בונה אסטרטגיות פעולה עבור ארגונים השואפים לצמוח.
אסטרטגיה תפעולית
בפני כל ארגון עומדים אתגרים תפעוליים, המצריכים גיבוש של אסטרטגיה ודרכי התמודדות לאורך זמן. בבסיסו של העולם התפעולי מצויים מרכיבים רבים, ביניהם תכנון, הנדסה, רכש, לוגיסטיקה, ניהול מלאי ועוד.
זיהוי האתגרים התפעוליים במועדם, מאפשרת גיבוש של תכנית רב שנתית, ובמידה רבה מנבאת את הצלחת פעילותו של הארגון. ייעוץ תפעולי מסייע להגדיר את היכולות התפעוליות הן מן ההיבט הכמותי והן מן הפן האיכותי.
עבודה משותפת
ייעוץ תפעולי לשם גיבוש אסטרטגיה שנתית והצבת יעדים, מצריך שיתוף פעולה מלא עם החברה. התהליך פורש את הקווים העיקריים והעקרוניים מבחינה תפעולית כפי שהחברה תופסת אותם, ופורט אותם לתכנית פעולה. התכנית כוללת פרמטרים המאגדים לוחות זמנים משוערים, לצד משאבים הדרושים לקיומה באופן מלא.
בנוסף, באמצעות קבלת הייעוץ ניתן לקבל החלטות באשר לאופי הפעולות, העתידות להתבצע וכיצד נכון לבצע אותן. את ההחלטות ניתן ליישם לאחר שנותחו הפערים מול הרצוי לבין הקיים, בין החזון למהמורות העשויות להתגלות בדרך.
מן הכח אל הפועל
הצורך במערך תפעולי יעיל אינו מוטל בספק, במיוחד בשל היותו צומת מרכזי בארגון, כאשר תהליך היצור כולו כפוף לו, הן באופן ישיר והן באופן עקיף. יעוץ תפעולי יחבר את הקצוות המניעים מערך תפעולי יצרני ותקין, דרך המחלקות העוסקות בו, כגון מחלקת ייצור, פיתוח, הנדסה, מחלקת האחזקה, המחלקה הטכנית וכו'.
למעשה, תפקידו של המערך התפעולי הוא להוריד פעילות אל השטח בתהליך סדור.
אל המערך התפעולי מגיעות דרישות מן ההנהלה, בין אם בהקשר לייצור של מוצרים חדשים ובין אם לבצע שינויים במוצרים קיימים. במקרים אלו, מעביר מנהל התפעול את דרישות ההנהלה למחלקת הפיתוח וההנדסה, ובשלב הבא כבר נבנה אבטיפוס לפי התכניות שהועברו למחלקות. בהמשך, יועברו הנתונים והמסקנות שהוסקו מדרך תפקודו של המוצר למחלקה הטכנית, ומשם לתכנון פיקוח ייצור (תפ"י).
על כל התהליכים הללו להתבצע בכפוף לנהלים כדי למקסם את התפוקות, כאשר נהלים אלו ינוסחו בקפדנות ומתוך הבנת תהליכים באמצעות ייעוץ תפעולי צמוד.
כאשר הנהלים ברורים
בכוחו של ייעוץ תפעולי להפיק את המרב מכל פעולה בדרך לייצור.
כך למשל, בנוהל ישיבות תפעול ניתן לנסח כללים שישרתו את הארגון כדבר שבשגרה. ניתן להגדיר את תדירותן של אותן ישיבות תפעול ומי יהיו הנוכחים בהן, מי הם הגורמים שבאחריותם לדווח על ביצוע המשימות שנקבעו ואילו משימות יוטלו בעתיד. בנוסף, הנהלים מגדירים כיצד יתבצע הדיווח התפעולי, למי תועבר האינפורמציה הנצברת בישיבות התפעול ובכמה עותקים.
ככל שהנהלים מדויקים וברורים יותר, כך יודע כל אחד מן הגורמים מהו תפקידו במערך התפעולי, וכיצד להתנהל במערכת ביעילות.