ההבנה כי התפתחות משמעה שיפור, היא סלילת הדרך להצלחה. ברוב הארגונים מתקבע סטטוס קוו שאינו מאפשר מבט לעתיד. שיפור תהליכים עסקיים מנער את הארגון מקפאון ומצעיד אותו לקראת צמיחה.
למטרה, היכון, צא
רובנו יודעים לאן אנו רוצים להגיע, אבל מתבלבלים בדרך. אחת הסיבות לכך היא, שרבות הדרכים להגיע ליעד ואין דרך אחת "נכונה".משום כך,
בוחרים רבים שלא לבחור כלל ופשוט להקלע לדרך שתוביל אותם למטרה. אחרים, דווקא בוחרים דרך, אך מאבדים ביטחון בנכונותה במהלך הצעידה בה, משנים כיוון- ושוב הולכים לאיבוד.
שיפור תהליכים הוא המפה הקובעת מסלול, וכשהדרך מסומנת וברורה, היא גם קצרה יותר.
לא עוד חוליה בשרשרת
יצירה של נהלי עבודה היא מתכון לייעול. כאשר כל אחד יודע מה חלקו בתהליך וכיצד עליו לבצעו, נמנע בלבול.
כידוע, העולם התעשייתי מורכב משרשרת של תהליכים, כאשר בכל אחת מחוליותיה של השרשרת עלולה להתגלות נקודת חולשה, המשפיעה על החוליה הבאה ומחלישה אף אותה.
במסגרת שיפור תהליכים נקבעים סטנדרטים של עבודה, סדרים קבועים וכן לוחות זמנים, כך שהקשר בין כל שלב בתהליך מתחזק, והשרשרת מתהדקת לכדי תהליך יצרני יעיל.
תהליך אנושי
בכל תהליך של עבודה ועשיה, הגורם האנושי הוא מכריע, ומורכב מאספקטים נפשיים ופיזיים. בשלבי שיפור תהליכים נכנסות במקרים רבים גם טכנולוגיות חדשות, שמבחינת העובדים, הופכות סדרי עולם.
הגורמים הטכנולוגיים מהווים מרכיב משמעותי כאשר ננקטים צעדי שינוי בחברה, לכן יש לזכור ששיפור תהליכים נוגע לעובדים, המתמודדים עם טכנולוגיות חדשות, שינויים בשגרת יומם ובהרגלי העבודה שלהם. עובד שאינו מרוצה עלול לגרום לנזק ויש לנקוט במידה של רגישות, והבנה בשעה שמטמיעים את הנהלים החדשים.
אף אחד מאיתנו לא אוהב לחשוב כי הוא "טעון שיפור", לכן נדרשת מן המנהלים גמישות מחשבתית ופתיחות לשיפור תהליכים.
בין נקודות החולשה נוכל למנות עיכובים בלוחות הזמנים, מבפר עובדים גבוה מידי לתהליך, ציוד מוגבל, בזבוז משאבים יקרים, איכות לקויה ועוד. לכן, כל שיפור ראשיתו בהחלתם של השלבים שיש לשפרם.
יש לבחון את תנאי השטח הנוכחיים ובהתאם להם ליצור שיטות עבודה ולבחור שיטה מועדפת.
באופן בסיסי, שיפור תהליכים הוא גיוס של אמצעים להשלטת סדר לשם ייצור של יתרון על פני המתחרים. כאשר התהליכים מגיעים לכדי מימוש, ניתן להגיע לנקודת השקה גבוהה ככל האפשר עם היעדים שנקבעו.
כרוניקה של תהליך
תהליך יכול להיות פשוט או מורכב, להתקיים לטווח הקצר או לטווח הארוך, אך הוא תמיד עוסק במספר שלבים הכרחיים לקיומו.
בין אם מדובר בהגדרת נהלים חדשים ובין אם מדובר בהטמעת טכנולוגיות; כדי לאפשר הצלחה בשוק תחרותי, להגדיל את רווחיו ולהאיץ את צמיחתו, על העסק לבצע צעדים באומץ ובנחישות. אלו האחרונים מהווים את תחילתו של התהליך, במסגרתו ניתן להגדיר את הצעדים העתידים לבוא, ולארגן את ההתנהלות הארגונית הכוללת.